Sur les missions créées par votre entreprise, vous avez la possibilité d'ajouter vous-même des collaborateurs en tant que participants.

Cela peut vous être utile si vous avez besoin d'ajouter des collaborateurs qui ne se sont pas inscrits par eux-même, pour ajouter des participants à posteriori d'une mission ou pour reprendre un historique d'engagement afin de le faire apparaître dans votre reporting.

C’est très simple, vous avez deux options pour ajouter un (ou plusieurs) volontaire(s) sur une mission👇

Dans les deux cas, l'ajout de participants se fait par mission.

Rendez-vous dans la fiche de la mission, onglet “Volontaires” et cliquez sur "Ajouter des volontaires".

Au clic sur "Ajouter des volontaires", choisissez l'option "Ajouter manuellement des volontaires";

Vous pouvez ensuite choisir le ou les volontaire(s) parmi la liste des collaborateurs.

NB : Il est aussi possible d'ajouter un volontaire qui n'a pas encore de compte en renseignant son nom et prénom, ainsi que le matricule si c'est requis par votre entreprise. Un email d'invitation lui sera envoyé.

💼 Mission sur le temps de travail

ll faut choisir la date de la mission.

Il est possible d'envoyer une demande de validation au manager du collaborateur, auquel cas la mission sera "À confirmer".

S'il s'agit d'une mission déjà réalisée, la validation manager n'est plus nécessaire. La mission sera alors automatiquement "Terminé".

Si la mission est à venir mais qu'il n'y a pas besoin de validation manager, la mission sera au statut "Confirmé".

🧩 Mission sur le temps personnel

Il faut choisir la date ou la durée approximative de la mission.

Vous pouvez ensuite définir si la mission est déjà terminée ou non.

🗓🚫 Si vous ajoutez des volontaires sans définir de date, la mission est ajoutée au statut "À confirmer" et le collaborateur sera invité à compléter ses dates.

Si la mission n'est pas terminée, le collaborateur reçoit un email d'information lors de son ajout à la mission.

La deuxième option est d'importer massivement des centaines voire des milliers de volontaires sur une mission (ex : 30 000) en une seule fois.

Au clic sur "Ajouter des volontaires", choisissez l'option "Importer une liste de volontaires" : Téléchargez notre modèle Excel et complétez-le.

👤 Les données importables

À l'aide de notre modèle Excel, vous pouvez importer différentes informations liées aux volontaires.

Vous pouvez ajouter des volontaires qui n'ont pas encore de compte sur la plateforme, auquel cas le nom et prénom sont obligatoires en plus de l'email, ainsi que le matricule si votre entreprise le requiert.

⚠️ NB : veillez à ne pas modifier l'ordre des colonnes ni à les supprimer pour éviter les erreurs d'importation.

Les informations à renseigner sont :

À noter :

Pour ajouter les participants à la mission, importez ce fichier avec les données complétées.

🚨 La gestion des erreurs

Notre système effectuera une analyse du fichier celui-ci pour vérifier qu'il n'y ait aucune erreur et que votre fichier peut effectivement être importé.

​Si votre fichier comporte des erreurs, un rapport sera généré. 📑

Les cellules comportant des erreurs seront mises en avant, et celles-ci explicitées (email incorrect, créneau inexistant, format incorrect... ).
​

Vous pourrez les corriger directement dans le-dit rapport et l'importer à nouveau. Si vous souhaitez tout de même importer votre fichier comportant des erreurs, vous pouvez confirmer l'importation sans effectuer de correction mais les lignes comportant des erreurs ne seront pas importées.

🔍 Détection des volontaires à ajouter

Une fois le fichier analysé, le nombre de volontaires qui vont être ajoutés à la mission est affiché, en distinguant ceux étant déjà inscrit et ceux non inscrits à la plateforme.

Si vous importez des collaborateurs qui ne sont pas encore inscrits, un compte leur sera automatiquement créé et ils recevront un email d'invitation.

💾 Import des volontaires

Si vous importez les volontaires, les règles d'ajout à la mission seront les mêmes que pour l'ajout manuel