Lorsque le créneau d’une mission est complet, il est maintenant possible pour un volontaire d'activer une alerte pour être prévenu si place se libère en cas de désistement !
L'activation de l'alerte fonctionne de la manière suivante :
Si une personne se désiste, alors les collaborateurs ayant activé l'alerte recevront ce mail pour s'inscrire à la mission :
Les questions fréquentes 🙋♀️
A quel moment du parcours la place d’un créneau est réservée au volontaire qui veut s’inscrire ?
Une place est réservée au volontaire qui s'est inscrit dès que sa candidature est positionnée sur une date. C'est-à-dire que si une date est renseignée dans le parcours sans qu'elle ne soit annulée ou refusée par le manager, alors la place est prise.
L'activation de l'alerte ne prend donc pas de place sur une date (puisqu'au moment d'activer l'alerte, aucune place n'est disponible).
Concrètement :
Le volontaire candidate à la mission en cliquant sur “M’inscrire” : il bloque une des places disponibles.
Le volontaire indique qu’il fait la mission sur son temps professionnel et envoie la demande de validation à son manager : la place est toujours bloquée.
Le manager valide la participation à la mission : la place est toujours bloquée.
Le manager refuse la participation à la mission : la place est libérée.
Le volontaire s'inscrit à une nouvelle date est envoie une nouvelle demande de validation à son manager : la place est bloquée.
Si la candidature est annulée par le volontaire OU l’organisateur de la mission OU un administrateur : la place est libérée.
Les mails sont-ils envoyés au même moment à toutes les personnes qui ont activé l’alerte ?
Tous les mails ne partent pas en même temps aux utilisateurs qui ont activé l’alerte.
Chaque utilisateur recevra un mail indiquant qu’une place est disponible par intervalle de 15 minutes, à partir du premier inscrit jusqu’au dernier. Si entre temps la place est pourvue, alors la chaîne de mails s’arrête. Les derniers utilisateurs ne recevront pas de mail et seront toujours inscrits à l’alerte si une autre place se libère.
Comment l’alerte se désactive ?
L’alerte peut se désactiver pour trois raisons :
Une place s’est libérée et un mail a été envoyé au collaborateur. Dans ce cas l’alerte n’est plus active pour cette personne qui peut donc s'inscrire à la mission ou réactiver l'alerte si entre temps la place a été pourvue.
La date de la mission est passée donc l’alerte est désactivée
La mission est dépubliée (elle passe au statut brouillon ou archivé) donc l'alerte est désactivée
Que se passe-t-il si j'ajoute un créneau supplémentaire sur la mission : les volontaires qui ont activé l'alerte sont-ils informés ?
L’inscription à l’alerte est liée à un créneau précis. Si un administrateur ajoute un créneau supplémentaire à la mission, aucune notification n'est envoyée aux volontaires ayant activé l'alerte pour un autre créneau. Les volontaires à la mission doivent sélectionner le nouveau créneau de la mission et s’y inscrire s’il y a de la place ou activer une autre alerte sur ce créneau.