La fonctionnalité pour les organisateur-rices de Team-Buildings en vidéo :
Le passage à l'action en 3 étapes clés :
Sélectionner le team-building que vous souhaitez réaliser
Contacter l'association organisatrice
Ajouter vos collaborateur-rices participant-es.
1. Accéder au catalogue des team-building solidaires de mon entreprise
Pour accéder au catalogue des team-building de votre entreprise, contacter un administrateur pour vous donner les droits d'accès organisateur. Lorsque vous avez ces droits, vous pouvez accéder au catalogue via :
Un nouvel onglet "Team-building" dans le menu horizontal (1)
Un nouvel encart dans la page d’accueil “Organisez un team-building solidaire pour votre équipe !” (2)
Un nouvel onglet “Organiser un team-building” dans le menu verticale (3)
Espace des collaborateurs qui ont les droits d'accès pour organiser des team-building
Au clic sur une de ces troix entrées, vous pouvez consulter l’ensemble des team-building publiés dans le catalogue ainsi que leur fiche détaillée.
Espace collaborateur > Team-building > Catalogue
Fiche détaillée d'un team-building solidaire
2. Organiser un team-building pour mon équipe : Prise de contact avec le référent association
Pour organiser un team-building, l’organisateur doit d’abord contacter le référent association (personne indiquée comme contact association). Il peut le faire directement depuis la fiche détaillée d’un team-building, en cliquant sur “Envoyer une demande”.
A cette étape, l’organisateur doit indiquer les informations utiles pour aider l’association à comprendre son besoin : le nombre de participants, la période souhaitée et un message personnalisé.
Fiche détaillée d'un team-building solidaire
Etape 1 : Contacter l'association
Une fois les informations remplies et le message envoyé, le référent association reçoit un mail récapitulatif de la demande contenant :
Le Nom et Prénom de l’organisateur
L’entreprise de l’organisateur
Le nombre de participants
Le message de l’organisateur
Le team-building concerné
La période souhaitée
Le contact de l’organisateur du team-building (le mail à minima, et le numéro de téléphone si le collaborateur l’a renseigné dans Vendredi)
Mail de prise de contact envoyé à la personne indiquée comme contact association
3. Organiser un team-building pour mon équipe : Confirmer l’organisation du team-building
Suite à l’étape de prise de contact avec le référent association, l’organisateur doit valider les différents éléments (adresse exact, prix, paiement etc…) avant de confirmer l’organisation du team-building sur la plateforme.
Lorsque tous les éléments ont été validés avec l’association, l’organisateur peut revenir renseigner ces informations dans Vendredi à l’étape de Confirmation. Pour cela :
L’organisateur doit se rendre dans l'onglet Team-building (1) > Mes team-building (2)
Retrouver dans le team-building au statut “à confirmer” (3)
Espace collaborateur > Team-building > Mes team-building
A clic sur le team-building, l’organisateur est redirigé vers l’étape “Confirmer l’organisation”. Il doit d’abord certifier avoir échangé avec l’association et que celle-ci confirme bien l’organisation de ce team-building.
Une fois les 2 case cochées, l’organisateur doit remplir les informations détaillées :
La date précise
Les horaires précis (début et fin)
Le nombre de participants
Le prix total appliqué (optionnel)
L’adresse du team-building
Les informations pratiques, qui seront partagées aux participants (optionnel)
Etape 2 : Confirmation des différents éléments validés en amont avec la personne indiqué comme contact association
Si toutes les informations obligatoires sont remplies, alors l’organisation du team-building est confirmée et le référent association reçoit un mail récapitulatif contenant :
Le nom du team-building et l’association bénéficiaire (si renseigné)
La date et les horaires
Le nombre de participants
L’adresse
Le prix (si renseigné)
Le contact de l’organisateur du team-building (mail à minima, et le numéro de téléphone si l’utilisateur l’a renseigné)
Mail de confirmation du team-building envoyé à la personne indiquée comme contact association
4. Organiser un team-building pour mon équipe : Inviter les participants
Une fois l’organisation du team-building validée, il est maintenant tant d’inviter les participants !
Lorsque l’organisateur confirme l’organisation du team-building, il arrive à l’étape 3 du parcours “Inviter vos collaborateurs”. A cette étape, il à la main pour inscrire manuellement les participants au team-building.
Etape 3 : Inscription des participants au team-building
ℹ️ : Il n’est pas encore possible d’inscrire des participants en masse. Cette fonctionnalité sera disponible dans les améliorations à venir.
Au clic sur “Inscrire les collaborateurs”, un mail automatique s’envoie à tous les participants avec ces informations :
Le nom du team-building et l’association bénéficiaire (si renseignée)
La date et les horaires
Les informations pratiques
L’adresse
Le contact de l’organisateur du team-building (mail à minima, et le numéro de téléphone si l’utilisateur l’a renseigné)
A l’ouverture du mail, les collaborateurs auront également une invitation qui s’ajoute automatiquement dans leur agenda Google ou Outlook.
Mail de confirmation d'inscription envoyé aux participants
💡 : L’engagement d'un collaborateur inscrit à un team-building sera automatiquement validé sans action requise de la part de l'entreprise.
Et voilà, tout est prêt pour votre team-building 🎉.
Si besoin, l’organisateur peut revenir à tout moment consulter la fiche résumé du team-building depuis son Espace collaborateur > Team-building > Mes team-building :
Fiche résumé organisateur du team-building solidaire