Vous avez accès à la plateforme Vendredi ? Parfait !
Vous pouvez désormais inviter des collaborateurs à la rejoindre, si et seulement si votre rôle est celui d'un administrateur.
👩💻 Comment inviter mes collaborateurs à rejoindre la plateforme ?
C’est très simple, vous avez deux options pour inviter un collaborateur 👇
1️⃣ Envoyer le lien vers la page d'accueil de l'espace collaborateur, pour que le collaborateur puisse s’inscrire en toute autonomie,
2️⃣ Ou inviter une liste de collaborateurs directement via votre espace entreprise.
💡 NB : Aucune invitation n'est effectivement envoyée tant que la plateforme est en mode pré-lancement.
📥 Inviter une liste de collaborateurs
Vous pouvez importer massivement des centaines voire des milliers de collaborateurs (ex : 30 000) en une seule fois.
1️⃣ Importer des collaborateurs via un fichier
Rendez-vous dans l'onglet “Administration” > "Utilisateurs" > "Ajouter" et choisissez "Importer un fichier".
Téléchargez notre modèle Excel à compléter et complétez-le
👤 Les données importables
À l'aide de notre modèle Excel, vous pouvez importer différentes informations liées aux collaborateurs. Seuls l'adresse email, prénom et nom sont obligatoires. Si vous ne souhaitez pas importer une donnée, laissez la cellule vide mais ne supprimez pas la colonne.
NB : veillez à ne pas modifier l'ordre des colonnes ni à les supprimer pour éviter les erreurs d'importation.
email du collaborateur au format texte - ex : [email protected]
matricule au format utilisé par votre entreprise. Ceci est une donnée obligatoire si l'entreprise se base sur le matricule pour identifier les salariés, autrement c'est une donnée facultative
nom au format texte
prénom au format texte
téléphone format texte - ce champ est libre, nous acceptons les numéros avec le code ISO pays (ex : +33, 0033) comme aucun (ex : 04...)
intitulé de poste dans l’entreprise au format texte
entité au format texte - c'est le nom de l'entité telle qu'elle apparait dans votre plateforme Vendredi. Si elle n'est pas créée, nous vous renverrons une erreur.
email du manager au format texte - l'email du manager ne peut pas être identique à celui du collaborateur
nombre de jours supplémentaires au format nombre - c'est le nombre jours de jours supplémentaires qu'a le droit un collaborateur en plus du nombre défini dans votre politique d'engagement.
Importez ce fichier avec les données complétées
⚠️ La gestion des erreurs
Notre système effectuera alors une analyse de celui-ci pour vérifier qu'il n'y ait aucune erreur et que votre fichier peut être effectivement importé.
Si votre fichier comporte des erreurs, un rapport sera généré 📑 .
Les cellules comportant des erreurs seront mises en avant, et celles-ci explicitées (email incorrect, entité inexistante, format incorrect, manager identique à celui de l'utilisateur).
Vous pourrez les corriger directement dans ledit rapport et l'importer à nouveau. Si vous souhaitez tout de même importer votre fichier comportant des erreurs, vous pouvez confirmer l'importation sans effectuer de correction mais les lignes comportant des erreurs ne seront pas importées.
Si aucune erreur est identifiée, tout est bon 🔥 !
2️⃣ Inviter rapidement un collaborateur
Si vous souhaitez inviter un seul collaborateur sans passer par l'import d'un modèle, vous pouvez simplement indiquer son mail, nom et prénom dans "Administration" > “Utilisateurs” > "Ajouter" et choisir "Ajouter un collaborateur".
Vous devez renseigner les différents champs :
Adresse email, nom et prénom
Attribuer un rôle (collaborateur, ambassadeur ou administrateur)
Si votre entreprise se base sur le matricule pour identifier les salariés, vous devrez également entrer le matricule pour inviter un collaborateur (un champ supplémentaire sera alors présent par rapport à la capture d'écran ci-dessus).
📩 Un mail d'invitation envoyé automatiquement
Un email automatique au nom de votre entreprise sera envoyé aux nouveaux collaborateurs.
Si le collaborateur est déjà invité ou inscrit à votre plateforme il ne recevra pas de nouvelle invitation.
Vous pourrez néanmoins relancer toutes les invitations en attente via les options de votre menu "Administration" > "Utilisateurs" > "Options" > "Renvoyer toutes les invitations".
NB : pas d'inquiétude, selon le nombre d'invitations envoyées (ex : 30 000), l'envoi des emails d'invitation peut durer plusieurs heures.